Pappersarbete - vad är det? Office management och dokumenthantering

Framgången för driften av många organisationer är beroende av en korrekt konstruerade arbete. Varje medarbetare, än mindre huvudet ännu mer, för att förstå pappersarbete. Vad är det, vad är dess egenskaper, huvudtyper, och det beaktas att organisera arbetsflödet?

grundläggande begrepp

Varje företag, oavsett dess status och antalet anställda i den normala affärsverksamheten producerar och hanterar ett stort antal dokument. Alla av dem hör till de organisatoriska och administrativa handlingar. Nyckelorden i detta avseende inkluderar dokumenthantering och dokumenthantering.

Pappersarbete samtalsaktivitet som säkerställer skapandet av officiella dokument, samt organisera arbetet med dem. I sin tur under dokument för att förstå en verksamhet som syftar till att organisera rörelsen av dokument i bolaget från det ögonblick de skapades eller tas emot innan slutförandet av arbetet med dem (skicka till adressaten, leverans till arkiv).

Ofta kontorsorganisation väljer en eller flera anställda som övervakar processen.

Ingen verksamhet kan inte existera oberoende av lagen. Att det reglerar registrering och pappersarbete. Frågor inom dessa områden bestämmer sekreterare, arkivarier och anställda i personalavdelningen.

Kontorsarbete baserat på data spärren genom skapandet av ett papper eller elektroniskt instrument. I detta avseende finns det pappersarbete som är rörelsen i ett dokument från det ögonblick av skapelsen till dess genomförande. Workflow kan delas in i interna och externa.

Intern cirkulation av dokument som lagts fram av följande steg:

1. Utveckling av projektdokument.
2. Harmonisering med ledningen.
3. Undertecknandet av dokumentet.
4. Registreringsdokument: datum och nummer (efter offentliggörandet av dokumentet, anses det accepteras för utförande).
5. Att information till mottagaren och kontroll.
6. Execution.
7. Offentliggörandet av dokument utförande.
8. Destruction eller arkivering värdepapper, vars mandat gått ut.

Extern omsättning omfattar följande steg:

1. Mottagande av dokumentet i företaget.
2. Registreringen fick dokumentation (som krävs för styrning av exekvering av dokument).
3. Att handskas med korrespondens: bekant, genomförande.
4. Registreringssvars om det behövs.
5. Att arkivet eller förstörelse.

Dokumenthantering med avseende på fallet:

• upplänken (från slaven till huvudet);
• nedlänk (från huvudena till slav);
• horisontell (mellan underordnade).

Varje rörelse av ett dokument ska registreras i ett särskilt register. Detta kan vara en loggbok, dokument, kort, e-zine, etc.

vem som är ansvarig

Vissa anställda inte gräva i pappersarbete. Vad det är, är väl medveten om sekreteraren, eftersom det är hans plikt - att följa arbetsflödet i organisationen. Sekretariatet är skyldig att utföra den huvudsakliga funktion att ge dokument av kontoret. Med tanke på den form och har arbete, kan kontorsarbete delas in i:

1. Centraliserad. All sekretariatet i en avdelning och är föremål för en enda chef. Detta kan vara en ledande sekreterare eller kontorist.
2. Decentraliserad. Sekreterare, liksom de anställda som kan utföra sina uppgifter, arbetar i olika avdelningar i företaget och är underordnade olika befälhavare.
3. Blandat. finns ofta i stora företag. kontor organisation beror på vilken typ av sekretariatet emot.

I mindre organisationer kan receptionist funktion utföras av en anställd till vilken denna skyldighet tilldelas antingen huvudet. Om dessa funktioner inte preciseras i den anställdes anställningsavtal, är det nödvändigt för att kunna fullgöra sitt tilläggsavtal för att utfärda, där de kommer att listas och bör ange hur mycket ersättning för att utföra arbetsuppgifter Clerk.

instruktion

Oberoende av företagets storlek och dess huvudform bör inte försumma det finns dokumenthantering manual.

Instruktioner - är inte bara en rättsakt som gör det möjligt att etablera dokumenthantering. Vad är det? Detta är ett internt dokument av företaget, som är godkänt av ordningen ledarskap som inte har någon utgångsdatum.

Det finns skriftliga dokument de viktigaste stegen i rörelsen, med tanke på listan över tjänstemän som har rätt att teckna ett visst dokument är provfyllnings och registreringsformulär.

HR-outsourcing

Överväg HR outsourcing. Vad är det? Om din organisation fungerar åtminstone en person, då är det obligatoriskt infest relevanta dokument.

Under HR outsourcing rörelse förstå specifika dokument med anknytning till arbetet i medborgaraktivitet. I täta fall är införandet av en sådan handling som tilldelats de anställda i personalavdelningen. De måste acceptera dokument från den anställde, process och lagra dem på de reglerade regler instruktioner. Dessutom deras uppgifter hör behandling av personuppgifter, inklusive känsliga.

HR outsourcing sker separat från den allmänna, efterlevnaden av reglerna om sekretess.

optimering

I en ålder av högteknologi och datorisering, det finns många företag, inte små, som fortsätter att bära pappersdokument. kontorsdokument fortfarande registreras i konventionella tidskrifter och brev postas.

Detta är det första på grund av ovilja anställda att omskola, och för det andra har inte alla ekonomiskt stöd. Men varje ledare måste inse att en hel del investeringar i optimeringen i framtiden avsevärt kan minska företagets kostnader.