Avancerat filter i Excel: exempel. Hur man gör avancerat filter i Excel och hur man använder den?

Många anställda i olika organisationer som måste på något sätt arbetar med Mircosot Excel, om vanliga revisorer och analytiker ofta inför valet av ett antal värden från ett brett spektrum av data. För att förenkla denna uppgift och skapades av filtreringssystem.

Enkelt och avancerat filter

I Excel visar ett enkelt filter som börjar med "Data" fliken - "Filter» (Data - Filtrera i den engelska versionen av programmet) eller med hjälp av genväg i verktygsfältet, liknande en konformad tratt för överföring av vätskor i behållare med smal hals.

I de flesta fall filtret är helt det bästa alternativet. Men om du vill utföra valet av ett stort antal villkor (och även över flera kolumner, rader och celler), många undrar hur man gör avancerat filter i Excel. Den engelska versionen heter Advanced filter.

Den första användningen av det avancerade filtret

I Excel, det mesta av arbetet sker med tabeller. För det första är det lämpligt, och för det andra, i en enda fil, kan du spara information på flera sidor (flikar). Ovanför huvudtabellen, är det önskvärt att skapa ett par rader, av vilka det översta är kvar vid locket, det är i dataledningen kommer att passa villkoren i Excel avancerat filter. Därefter kommer filtret troligen ändras om förhållandena kräver mer, kan du alltid sätta på rätt plats och med en enda rad. Emellertid är det önskvärt att förhållandena mellan celler och celler av källdataområdet var en rad opåverkade.

Hur man använder avancerade filter för att Excel exemplen diskuteras nedan.

Applicera ett filter

I tabellen linjerna 1 och 2 är avsedda för en rad villkor, linjer 4 till 7 - av källdataområde.

Att börja att komma in i ledningen 2 av motsvarande värden, som kommer att repelleras av avancerat filter i Excel.

Starta filtret genom att använda cell avgränsning av initiala data, då måste du välja "Data" -fliken och klicka på "Advanced» (Data - Advanced, respektive).

En skärm visar en rad av valda celler i "Source Range". Enligt ovanstående exempel, linjen antar värdet «$ A $ 4: $ F $ 12" .

De "förhållandena Range" ska fylla värden «$ A $ 1: $ F $ 2"

Fönstret innehåller också två villkor:

• filtrera listan på plats;
• kopiera resultatet till en annan plats.

Det första villkoret medger bildning av resultatet på plats, i enlighet med den tilldelade källområdescell. Det andra villkoret gör det möjligt att skapa en lista över resulterar i ett enda band, som bör anges i "Lägg till resultatet till området." Användaren väljer ett bekvämt alternativ, till exempel, är det första fönstret, "Advanced Filter" i Excel stängd.

Baserat på data som anges, kommer filtret bildar följande tabell.

När du använder termerna "Kopiera leda till en annan plats" värden av 4 och 5 rader visas i det förutbestämda intervallet av användaren. Initialavståndet förblir oförändrad.

Användarvänlighet

Det beskrivna förfarandet är inte lämpligt, eftersom det för förbättring brukar använda VBA programmeringsspråk, med vilket upp makron för att automatisera avancerat filter i Excel.

Om användaren har kunskap om VBA, rekommenderas att studera ett antal artiklar om detta ämne och att framgångsrikt genomföra våra planer. Om du ändrar rader av cellerna 2, tilldelas i enlighet med Excel avancerade filter kommer olika förhållanden ändra inställningarna återställs omedelbart och började igen i rätt intervall kommer att utgöra den nödvändiga informationen.

komplexa frågor

Förutom att arbeta med exakt förutbestämda värden, avancerat filter i Excel, och är kapabel att hantera komplexa frågor. Dessa in data, där en del av karaktärerna ersättas med jokertecken.

Symboltabellen för komplexa frågor nedan.

Det är värt att veta att symbolen * kan betyda ett antal tecken. Det vill säga när det inmatade värdet "n *" returnerar alla värden, oberoende av antalet tecken efter bokstaven "n."

Tecknet "?" Betyder bara ett tecken.

Buntar av AND och OR

Var medveten om att den information som ges på en rad i "olika förhållanden" betraktas in i ett gäng logisk operator (AND). Det innebär att flera villkor är uppfyllda samtidigt.

Om samma data spelas in i en kolumn, avancerat filter i Excel erkänner deras tillhörande logisk operator (OR).

Tabell med värden tar följande form:

översiktstabeller

Ett annat sätt att filtrera data med hjälp av kommandot "Infoga - Tabell - Sammanställning» (Infoga - Tabell - pivottabellen i den engelska versionen).

Tabellerna fungerar på liknande sätt med en dedikerad förvald dataområdet och unika värden som skall analyseras därefter. I själva verket ser det ut som ett verk av en listruta med unika områden (till exempel namn på anställda i bolaget) och de värden som ges valet av en unik fält.

Nackdelen med att använda de sammanfattande tabellerna är behovet av manuella justeringar vid byte rådata själva.

slutsats

Avslutningsvis bör det noteras att omfattningen av filtret i Microsoft Excel är mycket bred och varierande. Det räcker att tillämpa fantasi och utveckla sin egen kunskap och färdigheter.

I sig själv är filtret lätt att använda och lära sig, lätt att förstå hur man använder den avancerade filter i Excel, men den är avsedd för applikationer som kräver en liten mängd tid att göra screening informationen för vidare bearbetning. Som regel är det inte ger för arbete med stora datamängder på grund av regelbunden mänskliga faktorn. Det har kommit till hjälp av mer sofistikerade och avancerad informationsbehandling teknik i Microsoft Excel.

Enorma populära makron som utarbetats på det språk som VBA. De tillåter dig att köra ett stort antal filter, underlätta urvalsvärdena och mata ut dem till lämpliga intervall.

Makron framgångsrikt ersätta många timmars arbete med att ta fram sammanfattningen, regelbunden och annan rapportering som ersätter lång tid analys av stora mängder bara en sekund klick.

Använda makron motiveras och obekväma. Den som har stött behovet av att använda, om så önskas, kommer alltid att hitta tillräckligt med material för att utveckla sina svar kunskap och hitta på frågor.