Excel Sammanfattande tabell: hur man skapar och arbeta? Arbeta med Excel pivottabeller

Många kontorsanvändare ofta inför ett antal utmaningar när de försöker skapa och redigera Office-dokument. Ofta beror detta på det faktum att företag använder flera kontorsprogram, vars principer kan variera kraftigt. Speciellt en massa problem kan skapa Excel pivottabeller.

Lyckligtvis relativt nyligen dykt upp MS Office 2010-2013, som inte bara innehåller ett antal uppdaterad programvara för bearbetning textfiler, kalkylblad, databaser och presentationer, men också tillåter dig att arbeta med dem samtidigt till flera anställda i en företagsmiljö är ovärderlig.

Varför den nya versionen?

För att förstå denna fråga, måste du tänka på alla de stora förändringar som skett med den här Office-paketet.

Liksom tidigare är det Excel är det andra kravet på ett program som inte bara låter dig skapa enkla tabeller, men även skapa en ganska komplex databas. Som med de andra komponenterna, har det lagts till knappen "Office", klicka där du kan spara dokumentet i önskat format, förändring eller ange de åtgärder som krävs för dess skydd. Det var betydligt uppgraderade säkerhetsmodulen av dokumentet.

När det gäller de mest betydande förändringar till Excel, bör det noteras att korrigera flera fel i formler, på grund av vad tidigare versioner visades ofta ganska allvarliga misstag i beräkningarna.

Det måste sägas att den nya versionen av paketet - det är inte bara en uppsättning kontorsprogram, men också ett kraftfullt verktyg, lämplig för att lösa även de mest komplexa uppgifter. Som ni kan förstå oss i dag kommer att övervägas Excel pivottabellen.

Vad är det och vad är det för?

Den största förändringen i den nya versionen av "Office" är deras helt perekroenny gränssnitt, som har kallats skaparna av bandet (bandet). Banden alla 1500 kommandon lämpligen grupperade efter kategorier, så att du inte har lång tid att hitta dem. För att till fullo uppfylla dessa parametrar har utvecklarna lagt till Excel förbättrades också pivottabellen.

Idag anser vi Excel «for dummies ". Sammanfattande tabeller - ett speciellt verktyg, där resultaten av en process tydligt grupperade. Enkelt uttryckt kan de användas för att se hur många av dessa eller andra varor som säljs varje säljare för sitt skift. Dessutom används de i de fall där det är nödvändigt:

• Förbered analytiska beräkningar för att skriva slutrapporter.
• Beräkna sin varje indikator för sig.
• Producera gruppering av typ av data.
• Att filtrera och djupgående analys av data.

I denna artikel kommer vi att titta på enkla sätt att skapa dem. Du får lära dig Excel pivottabellen bidrar till att skapa och analysera tidsserier, att skapa och tolka en detaljerad prognos.

Skapa önskat dokument

Så hur man skapar en pivottabell i Excel? Först måste du skapa en enkel handling som vi gör data för senare analys. En kolumn ska stå för en parameter. Ta ett enkelt exempel:

• försäljning tid.
• Sålda varor.
• Den totala kostnaden för försäljningen.

Således bland alla parametrar som genereras i varje länk kolumn: anta att skor har sålts till 09:00, gjorde vinsten n-rubel.

formateringsbord

Efter beredning all den ursprungliga informationen, placera markören i den första cellen i den första kolumnen, öppna fliken "Infoga" och klicka sedan på knappen "Sammanfattande tabell". Du kommer omedelbart se en dialogruta där du kan göra följande:

• Om du omedelbart trycka på "OK" -knappen, sedan Excel pivottabeller kommer omedelbart visas på ett separat blad.
• Helt skräddarsy utsöndring.

I det senare fallet, utvecklarna ger oss möjlighet att bestämma området för celler som kommer att visas information som söks. Efter detta måste användaren bestämma var den nya tabellen är skapad specifikt till en befintlig eller nyskapade på arket. Genom att klicka på "OK", kommer du omedelbart se framsidan av en färdig tabell. Vid skapandet av pivottabeller i Excel är praktiskt taget slutförd.

På höger sida av arket som ligger områdena, som du kommer att fungera. Fält kan dras och släppas in i separata områden, varefter data ska visas i en tabell. Följaktligen kommer svängbordet självt vara placerad på den vänstra sidan av arbetsytan.

Håller samtidigt trycka på vänster musknapp, den "produkt", skickar den till en "namnlist", och klicka "Summa av Försäljning" på samma sätt framåt i "värde" (på den vänstra sidan av arket). Det är hur du kan få del av försäljningen för hela den analyserade perioden.

Skapa och gruppering tidsserier

För att analysera försäljningen på viss tid, måste du sätta de relevanta punkterna i tabellen själv. För att göra detta måste du gå in i plåten "Data" och sedan in tre nya kolumnen omedelbart efter dagen. Markera kolumnen med namnet på produkten, och klicka sedan på knappen "Insert".

Det är mycket viktigt, så att alla nyskapade kolumner var inne i en befintlig tabell med källdata. I det här fallet, att skapa pivottabeller i Excel igen krävas. Du kommer helt enkelt lägga till nya fält till de önskade data.

begagnade formeln

Till exempel kan de nyskapade kolumner kallas "Year", "Month", "Månader-år." För att få de uppgifter som vi är intresserade av var och en av dem kommer att behöva registrera en separat formel för beräkning:

• "Den årliga" för in formel enligt formen: "= ÅR" (med hänvisning till datum).
• Månad måste kompletteras med uttrycket: "= månad" (även med hänvisning till datum).
• I den tredje kolumnen i formuläret sätter vi formeln "= CONCATENATE" (med hänvisning till år och månad).

Således finner vi tre kolumner med alla originaldata. Nu gå till menyn "Summary", klicka på någon tomt utrymme i tabellen på höger musknapp, och sedan i den öppna snabbmenyn välja alternativet "Update". Var uppmärksam! Försiktigt skriva formler i Excel pivottabeller, som alla misstag kommer att leda till fel i prognoserna.

Hur man genomför en analys av försäljningsuppgifter?

Återigen trycker vi den vänstra musknappen klicka på "Year", och sedan dra den till "Kolumn namn", och sedan börjar översiktstabellen visar resultaten av en viss typ av produktförsäljning i alla år. Och om du vill bara analysera månatliga försäljning? På samma sätt trycker vi LMB "Month", drar det under den årliga kolumnen.

För att få en visuell dynamik månatliga förändringar i försäljning under åren, till "Month" dra direkt i den årliga kolumnen tidigare flyttade i "Kolumn Name". Efter att ha avslutat detta steg kommer du att se en tabell i följande presentation:

• Mängden av försäljningen av en viss produkt för hela året.
• Dynamiken i försäljningen av var och en av dem under åren.

Ta bort data från utfärdandet

Antag att frågan om, måste vi ta bort data oktober, så att vi inte har omfattande statistik på det. Översiktstabellen ser "Rapport Filter", och sedan dra den till "Year - Month".

filter visas ovanför bordet där du vill placera rutan bredvid "Välj flera objekt." Efter det att listan som visas avmarkerar oktober och klicka sedan på "OK".

Således kan du lägga till och ta bort från filterelementen, bildar en riktigt akut och du behöver tester. Programmet beräknar automatiskt siffrorna för de månader som du är intresserad tydligt återspeglar dynamiken i förändringsindikatorer.

Vi förväntar oss projektioner

Försök att förutse resultatet av försäljningen under en tid framöver. För att göra detta, bör du inaktivera förväg delad resultat som de inte har gjort något fel i den genererade prognosen.

För att göra detta, placera markören i fältet "Totalsumma" och klicka sedan på knappen "Ta bort totalsumman." Därefter automatisk uppdatering av Excel pivottabeller metod som beskrivs ovan oss (klicka på höger musknapp, välj "Update").

Som ett resultat av dessa data förloras från översiktstabell. Att bygga en visuell representation av prognoser på försäljningen, placera markören på året som planerar att göra en start, och sedan klicka vi vänster musknapp på knappen "Schedule prognosmodellen."

Efter att det är en vacker och informativ graf presenteras i visuell form de förväntade resultaten av konsumenternas aktivitet på intressant förutsägelse. Detta kommer att spara energi och spara pengar som kan spenderas på inköp av varor verkligen är nödvändigt.

Vi använder andra datakällor för bildandet av en pivottabell

Det är dags att tänka mer komplexa Excel lektioner. Översiktstabellen kan skapas på grundval av dokument som har redigerats av andra användare.

Detta kommer att hjälpa oss att fungera "Merge". Detta program ger dig möjlighet att automatiskt kombinera texten i dokumentet och den nödvändiga adress, namn eller annan nödvändig information för att skapa personliga prognoser som i detta fall och det krävs.

samman funktion i senare versioner av "kontoret" har inte förändrats mycket jämfört med Office 2003. Ändå databasfrågor för att välja datakällan kan utföras med hjälp av Microsoft Query. För att få uppgifter sammanfattningen Excel måste du ha två objekt:

• Huvuddokumentet innehåller den information du behöver, liksom fält indikerar Excel program, de data infogas i dokumentet. Huvudtabellen är ett standarddokument, kalkylblad, men du måste ange i dialogrutan Koppla (Koppla dokument), vad det ska användas som den primära.
• Datakällan innehåller den information som är nödvändig för utarbetandet av prognosen. Du kan skapa en ny tabell på ett sätt som vi har påpekat ovan.

När processen för att skapa ett sammanfattande dokument, skapar programmet en kopia för varje register som finns i datakällfilen. Dessa filer kan visas i en separat del av det nya dokumentet, eller användas som en partition på pivottabellen.

Man behöver bara klicka på önskat fält av vänster musknapp, och du kan se källan till uppgifterna i stället för fältnamn som visas i huvuddokumentet. Fält kan infogas var som helst i dokumentet.

begagnade kategorier

Du kan också använda ASK kategori, som betyder "söka" och FILLIN vad det innebär att "fylla" NEXT och NEXTIF, annars. Du kan också ställa parametrarna för prognospunkter som ska visas i den slutliga tabellen. Hitta den önskade posten är möjligt genom att använda ett speciellt filter eller genom att helt enkelt sortera data, som vi har sagt ovan.

När du är redo att skapa ett samlingsdokument, Merge dialogrutan tillåter användaren att identifiera och korrigera några misstag innan de inträffar. När allt är markerad kan du säkert trycka på knappen "Merge". Men om fusionen ska genomföras via e-post, kommer du att uppmanas att installera postprogrammet (om du inte redan har installerat).

I det fall det finns någon misstag, det är i färd med att fusionen talar om felaktigt angivna fältet i ett annat dokument, eller att använda data i ett format som inte stöds. Därför bör detta förfarande åter ses över.

I allmänhet, Excel (arbete med pivottabeller som vi har sett) kan inte bara relativt komplicerad analys av köpkraft, men också för att skapa dem på grundval av prognoser.